Die Abläufe in Unternehmen und Non-Profit-Organisationen ist durch viele und vielfältige Aufgaben und Prozesse geprägt. Insbesondere bei der großen Bandbreite an  Verwaltungsaktivitäten und Prozessen fällt auf, dass nicht alle Mitarbeiter mit den entsprechenden Abläufen und Regularien vertraut sind bzw. die entsprechenden Vorgehensweisen bereits wieder in Vergessenheit geraten sind. Zudem entwickeln sich im Laufe der Zeit unterschiedliche Herangehensweisen heraus bzw. Aufgaben werden so ausgeführt, wie die jeweilige Person es mangels hinreichender Information als sinnvoll erachtet. Hierdurch können vielfältige Probleme und unnötige Mehrarbeit etc. in der Zusammenarbeit entstehen. Nachfragen, unnötige Abstimmungsprozesse, nochmaliges Wiederholen, Reibungsverluste und womöglich auch Verärgerung über sich permanent wiederholende Fehler sind daher keine Seltenheit.

Eine gute Prozessbeschreibung bildet eine wichtige Basis für reibungslose, faire und transparente Abläufe sowie die rasche Einarbeitung neuer Mitarbeiter. Darüber hinaus bietet die Analyse und Beschreibung von Prozessen auch die Chance, ineffiziente Vorgehensweisen und Unklarheiten zu identifizieren und die Optimierung von Prozessen durchzuführen.